Cómo Descargar el RUT

Si estás necesitando una copia del RUT y no sabes cómo hacerlo estas en el lugar indicado. En este artículo vas a conocer todo lo que necesitas para aprender cómo descargar una copia del RUT online. Esta opción lógicamente solo está disponible para las personas activas en el RUT. Si aún no lo tienes, pero estás necesitando sacar el RUT por primera vez veas antes nuestro artículo sobre cómo Sacar RUT por primera vez.

Recordemos que el RUT es la forma que tienen las autoridades colombianas para organizar a los contribuyentes. En este registro se encuentran tanto personas como entidades que declaran el Impuesto Sobre la Renta, del periodo fiscal anterior. Al verificar y descargar el RUT, las personas están afirmando que cumplen con su deber, validado previamente por las autoridades correspondientes.

¿Cómo puedo descargar una copia del RUT?

Si ya cuentas con el RUT, pero estás necesitando volver a consultarlo o descargarlo y no sabes cómo, no te preocupes que nosotros te daremos un instructivo paso a paso de este sencillo trámite. Ingresando en la página de la DIAN podrás encontrar tu RUT para actualizarlo, guardarlo e imprimirlo siempre que lo necesites.

De todos modos existen algunas cosas que debes saber antes de hacerlo. Sabemos que muchas personas por desconocimiento se apresuran a obtener este documento. En las líneas siguientes encontrarás la respuesta a muchas de las preguntas que se hacen los contribuyentes en relación con el RUT. Lo primero que debes conocer es que se trata de un trámite completamente gratuito desde su inscripción hasta la obtención del mismo.

En lo que refiere a Vigencia, el RUT es un trámite de inscripción indefinida. Esto significa que su validez es continua, sin caducidad, por lo cual no requiere renovación periódica. No obstante si existe algún cambio en la información aportada en la inscripción sí deberás actualizarlo. En caso de que debas actualizarlo tendrás que hacerlo en un plazo máximo de un mes desde el momento que se produjo el cambio en tu actividad.

Por último, pero no menos importante, debes saber que no necesitas muchos implementos para descargar el RUT. Solamente necesitarás una computadora básica con conexión a internet. Si notas que la página funciona con lentitud no te preocupes, es algo que suele pasar porque normalmente hay muchas otras personas que seguramente estén accediendo al portal al mismo tiempo que tú.

¿Cómo descargar el RUT paso a paso?

El proceso para Descargar el RUT va a depender del tipo de persona a la que se refiera, ya sea natural, jurídica o se refiera a entidades. Para cada una de ellas será necesario contar con determinada información al momento de hacerlo. Los tipos de RUT que es posible tramitar, tanto de forma presencial como electrónica son los siguientes:

  1. Persona Natural o asimilada
  2. Persona Jurídica o asimilada
  3. RUT cámara de Comercio
  4. RUT Régimen simplificado (apartado especial en este artículo)

Primero te vamos a detallar el paso a paso que tendrás que realizar para obtener y descargar el RUT. Hemos separado una seria de pasos generales que tendrás que realizar sin importar el tipo de persona con la cual estés registrado y luego un apartado específico para cada una de ellas con sus características particulares.

Empecemos por los pasos comunes que deberán realizar todas las personas para comenzar con el trámite:

  • En primer lugar deberás seleccionar un navegador de confianza y digitar la dirección del portal DIAN: https://www.dian.gov.co/Paginas/Inicio.aspx.
  • Una vez que hayas ingresado si ya has realizado el registro en la página deberás encontrar dentro de los vínculos de interés el menú “RUT y firma electrónica” y serás dirigido a otra página. En caso de no tener el registro previo, podrás hacerlo muy fácilmente desde aquí
Cómo Descargar el RUT
  • Una vez que hayas ingresado con tu usuario deberás dirigirte al menú contextual del RUT y seleccionar la opción “inscríbase en el RUT”, allí podrás optar por el tipo de persona.

Es en este momento que separaremos el proceso y te daremos la información necesaria para cada tipo de persona. Pero, a continuación, y antes de ir al detalle persona a persona te dejamos las capturas de pantalla del proceso para guiarte y facilitarte el trámite:

Cómo Descargar el RUT 2021

Ahora si vamos a los detalles:

¿Cómo obtener el RUT si eres persona natural o jurídica?

Recordemos que se debe seguir los pasos mencionados anteriormente, en este apartado encontraras los específicos para descargar el RUT siendo persona natural o jurídica. En estos casos es sencillo obtener el certificado. Siguiendo los simples pasos que describiremos a continuación:

  • Aquí tienes para elegir entre cuatro opciones: “persona natural o asimilada” “persona jurídica o asimilada”. Ambos tipos de personas van a necesitar registro mercantil.
  • Complete los campos que se le solicitan en el formulario inicial.
  • Actualice los campos necesarios que requiera el formulario 001.
  • Ahora podrá descargar una copia en formato PDF (como se muestra en las imágenes anteriores).
  • Una vez finalizada la descarga, haga clic en el botón “enviar”. De esta forma, los datos serán cargados dentro del sistema de la DIAN.

Existe una pequeña diferencia en el trámite entre personas naturales y jurídicas. En el caso de las personas naturales la marca de agua en la copia dirá “en trámite”. Mientras que en el caso de las personas deberán Las personas jurídicas, deben ejecutar los costos del trámite. Pero en ambos casos deberán descargar el documento original en los puntos de contacto de la DIAN.

¿Cómo descargar el RUT para cámara de comercio?

Aquellas personas que requieran la inscripción ante la cámara de comercio deberán seguir algunos pasos importantes para descargar el RUT. En el caso de las personas jurídicas deberán tener en su mano el Número de Identificación tributaria o NIT. Este identificador permite particularizar a cada uno de los contribuyentes en la administración de los tributos. El NIT es específico mientras el RUT es un documento Global. Para poder obtener el RUT para este tipo de personas, deberá seguir los pasos descritos al inicio y comunes a todos, pero además es necesario realizar los siguientes pasos:

  • Aquí tendrá varias opciones para ingresar. Para el caso de cámara de comercio debe seleccionar “clientes que requieran inscripción ante la cámara de comercio”. La En este caso se requiere registro mercantil o cámara de comercio.
  • SI has realizado la solicitud anteriormente, tendrás un documento de preinscripción. Si es así debes ingresar en el recuadro donde dice serial. Si no cuentas con este serial simplemente das en “continuar”.
  • Completa correctamente los datos y casillas necesarios del formulario. Deberás tener en cuenta el tipo de persona, ya que los que requieren cámara de comercio podrán ser natural, formal o jurídica.  
  • Una vez finalizada la actualización podrás descargar una copia del RUT en formato PDF. Además obtendrás el número del documento.
  • Cuando ya hayas descargado el documento deberás formalizar el proceso dirigiéndote a la cámara de comercio. De esta forma es que se verifica y certifica lo referente a la inscripción.

¿Cómo obtener el RUT para régimen simplificado?

En este caso es necesario conocer quienes pertenecen a este grupo, en este apartado encontraras todo lo que necesitas saber. Las personas del régimen simplificado serán de carácter natural con funciones comerciales, o de pequeños artesanos, ofreciendo productos o servicios que se encuentren gravados.

Características importantes

Dentro de las características principales y más importantes de este tipo de personas son:

  • Tener un ingreso bruto inferior a $ 113.116.000 en el período fiscal anterior.
  • Dirección fiscal (establecimiento u oficina) donde produzca o preste sus servicios.
  • La producción o prestación de servicios, bajo ningún concepto debe ser explotación intangible.
  • No debe requerir de aduanas para poder servir.
  • Si se trata de una persona que firmó o adquirió contratos, estos no deben ser superior a $ 93.321.000.
  • No debe tener depósitos o movimientos bancarios por encima de $ 127.256.000.

¿Cómo expedir el RUT para este régimen simplificado?

Si no conoces sobre este trámite te podrá parecer algo más complejo de lo que realmente resulta ser. Para realizar este trámite mediante la figura de régimen simplificado se deben completar los siguientes pasos:

  • Para comenzar debe seguir los pasos descritos a nivel general.
  • En la sección “inscríbase en el RUT” aparecerá el menú con cuatro opciones allí debe seleccionar “inscripción virtual persona natural no obligado a registro en cámara de comercio”. Esto quiere decir que declara, pero no es necesaria la inscripción en el registro mercantil.
  • En ese momento serás redirigido a la plataforma MUISCA, allí en la casilla “tipo de documento” debes seleccionar cédula de ciudadanía. En el siguiente cuadro podrá en número. A modo de seguridad, ingrese el código al final del formulario antes de enviar. Este código deberá ser de al menos 6 caracteres alfanuméricos.
  • A continuación deberás responder a las preguntas de seguridad y luego pulsar en “validar”.
  • Es importante que complete correctamente la información requerida en el formulario 001. Recuerda tener presente el correo electrónico donde le será enviado el RUT.
  • Una vez completado el formulario deberás generar el borrador. De esta forma el sistema le asignará un número de documento. Haces clic en “borrador” y luego en el botón “enviar” para mandar el formulario.
  • A continuación el sistema te solicita subir una copia electrónica del documento de identificación. Una vez lo hayas hecho debes dar clic en “adicionar” para que sea adjuntado al RUT.
  • Para finalizar el proceso haces clic en “cerrar”.

Tiempo de respuesta

Una vez hayas culminado estos pasos, el portal emite el envío del documento para su formalización. Luego, recibirás en el correo el documento certificado. En general la recepción del mail se da dentro de los 5 días siguientes. El documento se enviará en formato PDF para que puedas descargar el RUT. Para que tengas en cuenta y puedas verificar la información sin ser objeto de estafas, debes saber que el mail de la DIAN tendrá como asunto “Certificado”, siempre debes revisar la dirección del correo desde el cual se envía. Si tienes dudas de su procedencia no realices la descarga para evitar inconvenientes.

Obligaciones del régimen simplificado

Si eres una persona perteneciente a este régimen las autoridades exigirán que cumplas las siguientes obligaciones:

  • Deberás inscribirte en esta figura para poder obtener el RUT.
  • Una vez que lo obtengas es necesario exhibirlo en un lugar visible para todos.
  • Será obligatorio poseer y presentar un libro contable, en el cual se asienten todas las operaciones sujetas a gravamen. Estas deben estar bajo el más estricto control.
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