Requisitos para Sacar el RUT en Colombia

El RUT es el Registro Único Tributario creado por la DIAN con el fin de identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades. De acuerdo a su actividad cada una será clasificada dentro de las categorías que te dejamos a continuación:

  • Contribuyentes que declaran el impuesto de renta
  • Personas naturales o jurídicas que realicen importaciones o exportaciones
  • Cualquier agente que actúe como retenedor
  • Quienes hacen parte del régimen común
  • Se ubican dentro del régimen simplificado
  • Usuarios aduaneros de toda índole
  • Responsable de cualquier obligación administrada por la DIAN.

En este artículo podrás encontrar toda la información que necesitas conocer acerca de este documento.

Requisitos para sacar el RUT ¿Cómo se tramita?

Es muy sencillo tramitar RUT, puedes hacerlo a través de los servicios en línea, sin moverte de tu casa, para ellos en el sitio web de la DIAN encontrarás una plataforma. Pero si prefieres una atención más personalizada también podrás realizarlo de forma presencial para ello deberás dirigirte a las oficinas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Cámara de Comercio, o Puntos de Contacto que se encuentran habilitados por la entidad para los servicios de asistencia. En caso de que necesites realizar una actualización o solicitud especial referida a este documento, contarás también con las dos vías mencionadas.

Pasos para sacar el RUT

  1. Acceder al sitio oficial de la DIAN
  2. Ubicar en Menús Desplegables la pestaña Otros Servicios.
  3. Seleccionar alguna de las siguientes opciones:
  • RUT – Persona Natural
  • RUT – Persona Jurídica
  • RUT – Cámara de Comercio
  • RUT – Régimen Simplificado
  • Esto te llevará a la página: Solicitud inscripción RUT. Escoger el tipo de inscripción de acuerdo a la organización o persona. Si aún no tienes claro este punto junto a cada opción podrás encontrar las condiciones legales específicas. Las opciones son:
  • Persona Jurídica
  • Persona Natural
  • Cámara de comercio
  • No responsable de IVA – No obligados Cámara de Comercio
  • Régimen Simple de Tributación RST
  • Una vez elegido el tipo de inscripción, tendrás la opción de continuar con un registro que tuviera en borrador, si es la primera vez que comienzas este proceso ira directamente a completar el formulario que corresponda según la selección anterior.

A medida que avance el proceso iras recibiendo instrucciones sobre la información específica que debes rellenar y una opción de borrador para guardar los cambios.

  • Enviar: en este momento el documento ingresará en el sistema y comenzará el proceso de formalización. Una vez que el sistema confirma que fue Enviado con éxito, harás clic en el botón formalizar.
  • La formalización para cada tipo de inscripción es diferente y el formulario aparecerá con una marca de agua particular y si fuera necesario deberás llevarlo a los Puntos de Contacto habilitados por la entidad para tales efectos. Para ello es necesario solicitar una cita en el Sitio Web de la DIAN

Tipos de Inscripción en el RUT

Es necesario retomar el punto 4 del proceso en el cual figuran los tipos de inscripción en la página Solicitud inscripción RUT entre los cuales deberás seleccionar el que te corresponda. Cada uno de ellos, como mencionamos anteriormente contara con una serie de características a las que deberás estar atento para no cometer erros. Ahora vamos a detallarte estas opciones para que conozcas sus características antes de enfrentarte al proceso, así estarás preparado cuando llegue el momento de hacer la selección:

  1. Persona Jurídica:
    1. Cuando llevar a cabo su actividad no requiere registro mercantil o certificado de cámara de comercio
    1. Comerciante con NIT asignado antes del 2004
  2. Persona Natural
    1. Cuando se realizan actividades excluidas de IVA y por su naturaleza no son consideras mercantiles
    1. Sucesión líquida con bienes, derechos y servicios
    1. Con NIT asignado antes del 2004
  3. Cámara de comercio 
    1. Persona, tanto Natural o Jurídica, dedicada al comercio y que aún no cuentan con NIT, se requiere registro mercantil.
  4. No responsable de IVA – No obligados Cámara de Comercio
    1. Persona natural cuya actividad no esté relacionada con el comercio y no es responsable de IVA
  5. Régimen Simple de Tributación RST
    1. Persona Natural que desarrolla actividad considerada empresarial.
    1. Persona Jurídica constituida por socios y/o accionistas que son Personas Naturales.
    1. Quienes cuenten con ingresos brutos o extraordinarios inferiores a 80.000 UVT en el año gravable inmediatamente anterior al solicitar registro en el RUT
    1. Quienes cumplan las obligaciones tributarias con carácter nacional y local.

Documentación necesaria para sacar el RUT

Una vez completado el formulario de inscripción deberás llevar los documentos necesarios que te sean solicitados a los Puntos de Contacto habilitados por la DIAN, esto dependerá del tipo de inscripción realizado. Antes de asistir deberás solicitar una cita previa a través de la página web. Ahora te dejaremos la lista de documentos según el tipo de inscripción:

Personas jurídicas y asimiladas

  • Fotocopia del documento que acredite la existencia y representación legal de la persona jurídica.
  • Fotocopia del documento de identidad de la persona dispuesta como representante legal.

Personas naturales

  • Fotocopia del documento de identidad de quien solicita la inscripción en el RUT.

Sucesiones ilíquidas

  • Fotocopia del documento de identidad del causante de la sucesión.
  • Fotocopia del Registro de defunción del causante de la sucesión.
  • Fotocopia del documento de identidad de quien representa legalmente la sucesión.
  • Documento en el cual conste la calidad con la cual se actúa en la sucesión, este debe ser expedido por una autoridad competente.

Consorcios y Uniones Temporales

  • Fotocopia de documento o acta de constitución de la unión temporal o consorcio
  • Fotocopia del documento de identificación de la persona que actuara como representante legal.
  • Fotocopia del acta, contrato o documento de adjudicación de la licitación.

Inversionistas Extranjeros sin domicilio en Colombia

Personas Naturales: Deberán presentar alguno de los siguientes documentos:

  • Fotocopia del documento de identificación del inversionista
  • persona natural extranjera.
  • Fotocopia del poder autorizado por la persona natural o inversionista en el exterior.
  • Fotocopia del documento de identificación de la persona delegada como apoderado del inversionista extranjero.

Personas jurídicas: Deberán presentar alguno de los siguientes documentos

  • Original del documento
  • acta mediante la cual se acredita y constituye la existencia de la persona jurídica.
  • Fotocopia del poder autorizado por el representante legal de la sociedad o persona jurídica en el exterior.
  • Fotocopia del documento de identificación de la persona delegada como apoderado del inversionista extranjero.

Inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia

  • Fotocopia del documento de identidad de la persona delegada como representante legal.
  • Certificación del representante legal del administrador de la inversión.

Inversionistas de capital del extranjero

  • Fotocopia del documento de identificación de la persona delegada como representante legal.
  • Certificado expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia donde conste la existencia, constitución y representación legal.
  • Certificación del representante legal del depósito centralizado de valores.

Personas naturales sin residencia en Colombia: Tendrán que presentar uno de los siguientes documentos:

  • Fotocopia del documento de identificación de quien realiza la solicitud de inscripción en el RUT.
  • Declaración donde se aclare el contexto que da lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia.

Sociedades y entidades extranjeras: Deberán poseer y presentar uno de los siguientes documentos:

  • Original del documento o acta mediante la cual se acredita y constituye la existencia de la oficina principal.
  • Copia del documento o acta por la cual se acordó que la sociedad o entidad llevara a cabo actividades en Colombia.
  • Fotocopia del documento de identificación de la persona delegada como representante legal.

Sociedades o entidades consideradas nacionales 

  • Original del documento o acta por la cual se acredita la existencia y representación legal de la sociedad o entidad.
  • Documento o acto por el cual se comunica el domicilio en el territorio nacional Colombiano.
  • Fotocopia del documento de identificación de la persona delegada como representante legal.

Patrimonios considerados como autónomos 

  • Fotocopia del documento de identificación de la persona delegada como representante legal.
  • Documento por el cual se certifica la existencia y representación legal de la fiducia.
  • Certificación del representante legal de la fiducia.

¿Para qué sirve el RUT?

Mediante el RUT (Registro Único Tributario) podrás:

  • Acreditar e identificar tu actividad económica frente a terceros con los cuales mantengas una relación comercial, económica o laboral.
  • Permitir a terceros con quien mantengas relaciones comerciales, económicas o laborales identificar tu actividad económica registrada en el RUT.
  • Podrás identificar y reconocer tus obligaciones Tributarias Aduaneras y Cambiarias (TAC) frente al Estado Colombiano.
  • Habilita a realizar todos los trámites relacionados con las obligaciones TAC a través de los servicios en línea y presenciales que ofrece la DIAN.

Si te estas preguntando ¿Qué costo tiene la inscripción en el RUT? Debes saber que tanto el trámite como el formulario requerido son gratuitos

 

¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?

Ahora que ya sabemos cómo se realiza el trámite, conocemos las características y utilidades surge la pregunta de si estamos obligados a inscribirnos en el RUT. Pensando en esta interrogante decidimos realizar una lista de todas las personas o entidades que están obligadas, por lo tanto si cumples con alguna de estas características y aun no estar registrado en el RUT deberías hacerlo lo antes posible.

Quienes están obligados a inscribirse en el RUT son:

  • Todas las personas y entidades  que declaran el impuesto sobre la renta.
  • Los patrimonios autónomos.
  • Los inversionistas o administradores de capitales extranjeros que estén obligados a cumplir deberes formales con la DIAN.
  • Sucursales en Colombia, tanto de personas jurídicas como entidades extranjeras.
  • Las personas naturales que cumplan funciones como representantes legales, mandatarios, apoderados y que ejerzan cualquier tipo representación en general.
  • Todas las personas y entidades o sociedades no contribuyentes que declaran ingresos y patrimonio.
  • Aquellas personas naturales y jurídicas pertenecientes al régimen simplificado del impuesto al consumo.
  • Quienes pertenecen al régimen simplificado o común responsables del impuesto sobre las ventas.
  • No responsables del impuesto sobre las ventas, ya sean personas o entidades
  • Responsables del impuesto al consumo.
  • Responsables del impuesto a la gasolina y al ACPM.
  • Agentes de retención.
  • Importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros.
  • Profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros.
  • Quienes están obligados a declarar divisas o moneda legal colombiana en efectivo al ingresar o salir del país.

Es importante aclarar y que tengamos en claro que la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) podrá requerir la inscripción de otros sujetos diferentes de los que aparecen en el listado anterior, a efectos del control de las obligaciones sustanciales y formales que administra.

¿En qué momento debo inscribirme en el RUT?

La inscripción en el RUT, deberá realizarse antes del inicio de la actividad económica, previamente al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN, y a la ejecución de cualquier actividad ya sea como importador, exportador o usuario aduanero.

Es importante aclarar que en el caso de personas naturales que deban comenzar a declarar el impuesto sobre la renta tendrán plazo para hacer su inscripción hasta la fecha anunciada por la DIAN para presentar su declaración.

Realizar a tiempo la inscripción en el RUT evita sanciones tales como:

  • Clausura del establecimiento o una multa equivalente a una Unidad de Valor Tributaria (UVT) por cada uno de los días de retraso en la inscripción.
  • Multa de diez UVT por no exhibir en lugar visible la certificación de inscripción al RUT.
  • Sanción por la desactualización de la información, esta será equivalente a una multa de dos UVT por cada día que tengas de de retraso en la inscripción.
  • Indicar datos falsos, incompletos o equivocados, se sancionara con una multa equivalente a 100 UVT.

La inscripción en RUT o Registro Único Tributario será de vigencia indefinida. Por lo tanto no se exigirá su renovación mientras no realices actualizaciones o modificaciones en tus datos o actividad.

¿Dónde puedo tramitar el RUT?

Todos los trámites relacionados con el RUT podrán ser realizados en línea a través del sitio web oficial de la DIAN. Así podrás solicitar:

  • La Inscripción en el RUT para personas naturales pertenecientes al régimen simplificado que no realicen actividades de tipo mercantil.
  • La Actualización del RUT para personas naturales.
  • Una Solicitud de cancelación del RUT.

Si bien todos estos trámites pueden comenzarse de forma online, la formalización de la inscripción, actualización o solicitud de cancelación va a requerir que nos dirijamos personalmente, o mediante apoderado, a alguna de las oficinas de las administraciones de la DIAN habilitados para ello. Tendrás la posibilidad de solicitar asistencia, en caso de que lo necesites. Pero antes deberás

Mediante la formalización es que se produce la autenticación, validación e incorporaciones de toda la información suministrada y permite culminar la expedición del respectivo certificado.

Si aún tienes alguna duda sobre el RUT o el proceso de registro podrás comunicarte con alguna de las sedes de la entidad a nivel nacional. Los números de contacto disponibles para tales efectos son:

  •  (1) 607 99 99
  • (1) 382 45 00

Tienes la posibilidad de consultar también a través del chat disponible en el sitio Web de la Entidad o sus redes sociales oficiales.

Comparte este articulo

Deja un comentario